İlgili kişinin başvurusunu telefonda cevapladınız. Bu, KVKK kapsamında başvuruya cevap verildiği anlamına gelir mi? Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun 1 Ekim 2026 tarihinde yayımladığı kamuoyu duyurusuna göre hayır. Sözlü bilgilendirme, 6698 sayılı Kanun’un 13. maddesindeki cevap yükümlülüğünü yerine getirmek için yeterli değil; nihai cevabın yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilmesi gerekiyor.
Duyuru ne diyor?
Kurum, kendisine iletilen şikâyetler üzerine yürüttüğü incelemelerde bazı veri sorumlularının ilgili kişi başvurularını yalnızca telefon görüşmesi, yüz yüze bilgilendirme veya benzeri sözlü yollarla cevapladığını tespit etti. Duyuruda iki husus açıkça belirtiliyor:
- Başvuruya ilişkin nihai cevap, ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilmelidir.
- Telefon görüşmesi, yüz yüze bilgilendirme veya benzeri sözlü iletişim, Kanun’un 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 6. maddesi uyarınca verilmesi gereken cevap olarak kabul edilmez.
Duyuru yeni bir yükümlülük getirmiyor. Kanun’un 13. maddesinin üçüncü fıkrası zaten veri sorumlusunun talebi kabul edeceğini veya gerekçesini açıklayarak reddedeceğini ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildireceğini söylüyor. Duyurunun yaptığı, bu yükümlülüğün hangi yolla yerine getirilmesi gerektiğini, uygulamada görülen bir sapma üzerinden netleştirmek.
Sözlü iletişim hiç kullanılamaz mı?
Kullanılabilir. Kurum, başvurunun değerlendirilmesi sürecinde ek bilgi veya belge istemek, talebi açıklığa kavuşturmak ya da süreç hakkında bilgi vermek için ilgili kişiyle telefonda, yüz yüze veya benzeri yollarla iletişime geçilebileceğini açıkça kabul ediyor. Ancak bu görüşmeler nihai cevabın yerine geçmez. Telefonda her şey konuşulmuş, ilgili kişi açıklamadan memnun kalmış olsa bile başvuru ayrıca yazılı veya elektronik ortamda cevaplanmalıdır.
Yalnızca sözlü cevap verilmişse ne olur?
Kurum’un yaklaşımıyla sözlü bilgilendirme Kanun anlamında bir cevap sayılmadığına göre, yalnızca telefonda kapatılmış bir başvuru, kayıtlarda süresinde cevaplanmamış bir başvuru gibi görünme riski taşır. Kanun’un 14. maddesi, başvurunun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâllerinde ilgili kişiye Kurul’a şikâyet yolunu açar; şikâyet, cevabın öğrenildiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde yapılabilir. Böyle bir şikâyette veri sorumlusunun elinde, talebin nasıl sonuçlandırıldığını ve cevabın ne zaman bildirildiğini gösteren bir belge bulunmaz. Kurum’un duyuruda yazılı cevabın önemini Kurul nezdindeki şikâyet süreçleri ve olası yargı süreçleri bakımından vurgulaması da bu yüzden.
Veri sorumluları ne yapmalı?
- Nihai cevabı yazılı veya elektronik ortamda iletin. Başvurunun geldiği kanaldan bağımsız olarak sonucu yazılı olarak ya da e-posta gibi elektronik bir yolla bildirin.
- Her talebi ayrı ayrı cevaplayın. Başvuruda birden fazla talep varsa her birinin hangi kapsamda karşılandığını ayrı ayrı belirtin. Talep reddediliyorsa gerekçeyi açık ve anlaşılır şekilde yazın.
- Yapılan işlemi cevaba yazın. Düzeltme, silme gibi bir işlem yapıldıysa bunu cevapta belirtin.
- Süreci ispatlanabilir şekilde kayıt altına alın. Başvurunun alındığı tarihi, yapılan işlemleri ve cevabın gönderildiği tarihi saklayın. Kanun’daki en geç otuz günlük süreyi bu kayıtlar üzerinden takip edin.
- Başvuru prosedürlerinizi gözden geçirin. Özellikle çağrı merkezi, müşteri hizmetleri ve mağaza gibi kanallarda yalnızca sözlü bilgilendirmeyle kapatılan başvuru olup olmadığını kontrol edin; bu kanallardaki ekiplerin, görüşmenin ardından yazılı cevabın kimin tarafından ve hangi süre içinde gönderileceğini bilmesi gerekir.
Yazılı cevap neyi ispatlar?
Kurum’un da vurguladığı gibi, yazılı veya elektronik ortamda verilen cevap şunları açık, denetlenebilir ve ispatlanabilir hâle getirir: talebin kabul edilip edilmediği, ret hâlinde ret gerekçeleri, başvuru kapsamında yapılan işlemler ve cevabın ilgili kişiye bildirildiği tarih. Sözlü iletişim süreci kolaylaştırabilir. Ancak başvurunun cevaplandığını gösteren şey, yazılı veya elektronik ortamda iletilmiş cevaptır.
Telefonda cevap verdik, ilgili kişi de kabul etti. Yine de yazılı cevap gerekir mi?
Evet. Duyuruya göre sözlü iletişim, Kanun’un 13. maddesi uyarınca verilmesi gereken cevap olarak kabul edilmez. İlgili kişinin sözlü açıklamayı kabul etmiş olması bu sonucu değiştirmez; görüşmenin içeriği ve sonucu ayrıca yazılı veya elektronik ortamda bildirilmelidir.
E-posta ile cevap vermek yeterli mi?
Kanun ve duyuru “yazılı olarak veya elektronik ortamda” bildirim öngörüyor; e-posta elektronik ortamda bildirimdir. Önemli olan, cevabın içeriğinin ve gönderim tarihinin sonradan gösterilebilmesidir.
Cevap için süre ne kadar?
Kanun’un 13. maddesine göre veri sorumlusu başvurudaki talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul’ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
İlgili: VERBİS · kişisel veri işleme envanteri · meşru menfaat · KVKK karar özetleri · standart sözleşme bildirimi.
Kaynak. İlgili Kişilerin Başvurularına Verilecek Cevabın Bildirim Usulüne İlişkin Kamuoyu Duyurusu (Kişisel Verileri Koruma Kurumu, 1 Ekim 2026); 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (m.11, 13, 14); Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ (m.6). Mevzuat bağlantıları mevzuat.gov.tr’deki resmî metinlere gider.
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır ve hukuki tavsiye niteliği taşımaz. Somut bir durumun değerlendirilmesi için hukuki destek alınmalıdır.
