TLDR:
Yedek Sertifika (Backup Withholding Certificate), bir alıcının vergi kimlik numarasını ve statüsünü belgeleyen, ödemelerden yedek stopaj vergisinin uygulanmasını önleyen belgedir; ABD’de en yaygın olarak W-9 formu kullanılır.
Yedek Sertifika Kullanım Alanları
Yedek sertifikalar (ABD’de W-9) öncelikle finansal ve ticari işlemlerde vergi kimliğini teyit etmek ve yedek stopajı —IRS ödeme alanın vergi kimliğini doğrulayamadığında belirli ödemelerden otomatik olarak kesilen %24 vergi— önlemek için kullanılır. Bankalar, aracı kurumlar ve faiz, temettü veya müteahhit tazminatı ödeyen şirketler, ödemeleri yapmadan önce rutin olarak alıcılardan bu sertifikaları talep eder.
W-9 Formu
W-9 formu ABD’deki en yaygın yedek sertifika versiyonudur. Form şu bilgileri içerir: tam isim/şirket adı, kuruluş türü (bireysel, LLC, şirket), vergi kimlik numarası (SSN veya EIN), adres ve imza. Önemli ki başvuran kişi yedek stopaja tabi değildir ifadesi de yer alır. W-9 yıllık olarak güncellenmek zorunda değildir; bilgi değiştiğinde güncellenir.
Uluslararası Eşdeğer Formlar
Uluslararası ödemeler için ABD’de W-9 yerine W-8 formları kullanılır: W-8BEN (bireysel yabancılar için), W-8BEN-E (yabancı kuruluşlar için), W-8ECI (ABD’de etkin bir şekilde bağlantılı gelir için). Bu formlar ayrıca vergi antlaşması haklarını talep etmek için kullanılır. Startup’lar uluslararası ekip üyeleri veya müteahhitleri için doğru W-8 formunu toplamalıdır; aksi takdirde varsayılan %30 stopaj uygulanır.